Kennen Sie das folgende Phänomen? Sie haben als Führungskraft und Manager am Anfang des Jahres Ihre Jahresziele festgesteckt und schon nach einem Quartal waren die einstigen Annahmen überholt – und damit auch Ihre Ziele.
Sie denken zurück und stellen fest, dass Ihre Ideen damals doch gut und schlüssig waren. Was ist passiert? In den meisten Fällen veränderten sich die Rahmenbedingungen, auf deren Grundlage die ursprünglichen Annahmen getroffen wurden.
Welche Einflussfaktoren haben in den letzten 12 Monaten Einfluss auf Ihre Annahmen und Hypothesen genommen?
Waren es vielleicht die hohen Energie- und Rohstoffpreise, die durch den Ukraine-Krieg ausgelöst wurden? War es der Wegfall von Zulieferern oder Kunden? Oder haben Ihnen unbesetzte Stellen für dringend benötigte Fach- und Führungskräfte einen Strich durch die Rechnung gemacht? Gibt es einen neuen Mitbewerber am Markt, der mit technologischem Vorsprung überzeugt?
Objectives & Key Results ist eine moderne Management-Methode, die in unsicheren Zeiten wie der unseren – geprägt von unsteten Rahmenbedingungen und einem dynamischen Marktgeschehen – derzeit wohl eine der besten Lösungen für die Unternehmensführung darstellt.
Die Methode setzt darauf, dass Ziele über einen kontinuierlich überwachten Regelprozess iterativ und über kurze Zyklen verfolgt werden.
Iterativ kennen Sie vielleicht aus der Mathematik und Informatik? Das Iterationsverfahren wird sehr häufig gewählt, um eine Lösung für komplexe Probleme zu finden. In diesem Verfahren geht es nicht etwa darum, ein exaktes und konkretes Ergebnis zu benennen. Es geht darum, sich in vielen sich wiederholenden Prozessschritten dem gewünschten Ziel anzunähern.
Unter Anwendung von OKR bedeutet das, sich schrittweise in wiederholenden Prozessschritten der eigenen Vision des Unternehmens anzunähern. Und das unabhängig davon, wie unsicher die Rahmenbedingungen oder wie veränderlich die Märkte zum derzeitigen Zeitpunkt sind.
In der folgenden Abbildung finden Sie unsere Interpretation des OKR-Rahmenwerks. Es erklärt sich im Uhrzeigersinn rund um den operativen OKR-Zyklus in der folgenden Reihenfolge:
Leitbild
Strategie
Einführungsphase
Ausführungsphase
Nachbereitungsphase
Erläuterungen zum OKR-Framework
Das Unternehmensleitbild Das Leitbild nimmt Einfluss auf die Unternehmensführung sowie die Umsetzung der Strategie und spielt somit bei OKR eine ganz entscheidende Rolle. Das Leitbild gibt Orientierung – so wie der Nordstern für die alten Seefahrer und die Entdecker neuer Welten. Ein effektives Leitbild besteht mindestens aus einer Vision sowie den konkret formulierten Unternehmenswerten. Es beschreibt im Kern, WARUM die Unternehmung existiert und welchen positiven Beitrag sie für den Kunden, die Mitarbeiter und die Gesellschaft leistet. Die Strategie beschreibt in diesem Modell den Weg zur Vision. Es handelt sich damit um ein wichtiges Bindeglied zwischen Vision und operativen Zielen. Abhängig vom Geschäftsmodell und der damit einhergehenden Marktdynamik liegt der Planungshorizont der strategischen Ziele zwischen 12 bis 36 Monaten. Bereits auf dieser Ebene findet eine iterative Strategieumsetzung statt. Dabei spricht man vom sogenannten strategischen OKR-Zyklus. Das Leitbild und die Strategie geben also den Rahmen für den operativen OKR-Zyklus vor. Doch wie genau funktioniert der prototypische OKR-Zyklus? Die Vorbereitungsphase Kurz vor Beginn eines OKR-Zyklus werden in der Vorbereitungsphase die Objectives und Key Results für die nächsten drei bis sechs Monate geplant und festgelegt. Die OKR-Sets werden dabei in der OKR-Liste dokumentiert und transparent allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Im Anschluss sichten und bewerten alle Mitarbeiter die anderen OKR-Sets der Organisation. Dadurch können einerseits Zielkonflikte und Doppelarbeiten vermieden werden, andererseits entstehen neue Synergien und es findet eine gemeinsame Ausrichtung auf das Ziel statt. Das Ziel dieser Vorbereitungsphase liegt vor allem in der Bereitstellung qualitativ hochwertiger und gemeinsam ausgerichteter OKR-Sets. In dieser Phase wirken zwei Prinzipien: Fokus und Alignment. Die beiden Wirkprinzipien haben OKR – insbesondere durch den Anwendungserfolg bei Google – so berühmt gemacht. Beim Fokus geht es um die Priorisierung der aktuell wirklich wichtigen Ziele, aber auch und vor allem um das Weglassen weniger wichtiger Themen. Das setzt bei jedem Mitarbeiter und jedem Team der Organisation eine hohe Selbstverpflichtung voraus. Beim Alignment geht es dagegen vor allem darum, ein gemeinsames Ziel zu haben und dadurch vereint zu werden. Welche Ergebnisse, denken Sie, sind bei Ihnen möglich, wenn alle Kräfte im Unternehmen vereint sind und gezielt in eine Richtung wirken? Die Ausführungsphase In der Ausführungsphase arbeiten alle Mitarbeiter gemeinsam an den aktuell wichtigsten Themen. Sie sind fokussiert und effektiv, bilden bei Bedarf selbstorganisierte Teams und sind dadurch in der Lage, selbst komplexe Probleme eigenständig zu lösen. Ein Event, dass das OKR-Framework ausmacht, ist das „Check-In“. Es findet meist wöchentlich statt, um sich über den aktuellen Stand der OKR auszutauschen. Hier werden alle relevanten Zwischenergebnisse festgehalten, um stets einen aktuellen Überblick zu erhalten. Probleme und Hindernisse können beim Check-In natürlich ebenso angesprochen werden, um das weitere Vorgehen gemeinsam auszuarbeiten. Das Ziel der Ausführungsphase ist die Erfüllung der OKR-Zielsetzung. Die Nachbereitungsphase In der Nachbereitungsphase reflektieren alle Teams selbstkritisch und konstruktiv die eigene Zielerreichung (im Review) und die gemeinsame Zusammenarbeit (in der Retrospektive). Daraus nehmen sie wertvolle Informationen für die nächsten Zyklen mit. Außerdem werden die gesammelten Erfahrungen und Ergebnisse des operativen OKR-Zyklus auf der strategischen Ebene reflektiert. Es kann also sein, dass die strategischen Ziele nach einem operativen Zyklus durch das Management angepasst werden. Das Wirkungsprinzip in der Nachbereitungsphase basiert auf kontinuierlichem Lernen. Es stammt ursprünglich aus der empirischen Prozesskontrolle: Teams sammeln durch den Regelkreislauf und die kurzzyklischen Iterationen regelmäßig neue Erfahrungen, lernen dazu und werden dadurch von Zyklus zu Zyklus besser und effektiver.
Wichtige Anmerkung: Die grafische Darstellung des OKR-Frameworks ist unser Versuch, den OKR-Prozess und die OKR-Wirkprinzipien einfacher verständlich zu machen. Viele Elemente sind dabei allgemeingültig und tragen ein gemeinsames Verständnis innerhalb der Beratungsbranche. Dazu zählen insbesondere der Bezug zur Vision, der Regelkreislauf sowie die Events – zum Beispiel Planning, Review und Retrospektive. Andere Elemente, wie die Laufzeiten der Zyklen, die Einbindung von strategischen Zwischenzielen und deren Planungshorizont, der dezidierte Purpose als Bezugsrahmen etc., werden teilweise unterschiedlich formuliert und empfohlen. Wir denken, dass diese „nicht allgemeingültigen“ Elemente der jeweiligen Beratungsphilosophie folgen und dadurch der Organisation die Flexibilität ermöglichen, um OKR passgenau auf die individuellen Bedürfnisse auszurichten.